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Das Bundesfinanzministerium hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ überarbeitet. Die GoBD waren erstmals 2014 veröffentlicht worden. In der Zwischenzeit ist jedoch die Digitalisierung fortgeschritten, sodass eine Anpassung an den technischen Fortschritt nötig geworden ist.
Die 42 Seiten umfassende Verwaltungsanweisung behandelt u. a. die zeitgerechte Erfassungvon Geschäftsvorfällen, die Unveränderbarkeitder Buchungen und Daten, die Aufbewahrungvon (digitalen) Unterlagen sowie die Verfahrensdokumentationdigitaler Abläufe.
Beachten Sie | Wesentliche Teile gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmer. So müssen auch Einnahmen-Überschussrechner Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Abgabenordnung aufbewahren.
[/fusion_text][fusion_title hide_on_mobile=“small-visibility,medium-visibility,large-visibility“ class=““ id=““ content_align=“left“ size=“2″ font_size=““ line_height=““ letter_spacing=““ margin_top=““ margin_bottom=““ margin_top_mobile=““ margin_bottom_mobile=““ text_color=““ style_type=“default“ sep_color=““]Neuerungen[/fusion_title][fusion_text columns=““ column_min_width=““ column_spacing=““ rule_style=“default“ rule_size=““ rule_color=““ hide_on_mobile=“small-visibility,medium-visibility,large-visibility“ class=““ id=““]
Die Anpassungen halten sich in Grenzen. Hinzuweisen ist insbesondere darauf, dass Cloud-Systeme nunmehr explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen sind.
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Die neuen GoBD weisen darauf hin, dass eine bildliche Erfassung mit den verschiedensten Geräten erfolgen kann, also z. B. auch mit dem Smartphone.
Erfolgt im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierbasierten Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung muss zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland erfolgen.
Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist nun aber auch die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend.
Für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) ist eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Explizit aufgenommen wurde nun, dass Änderungen historisch nachvollziehbar sein müssen.
Zur Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch wurde Folgendes aufgenommen: Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden. Dies gilt aber nur, wenn die im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z. B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden. Zudem muss die Kassensturzfähigkeit gegeben sein.
Beachten Sie | Die neuen GoBD sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Grundsätze dieses Schreibens auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.1.2020 enden.
Praxistipp | Zulässig ist auch eine bildliche Erfassung mit einem Smartphone im Ausland, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Auslandsdienstreise).
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Quelle | BMF-Schreiben vom 11.7.2019, Az. IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 209958
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